segunda-feira, 10 de fevereiro de 2014

Custos e despesas: uma guerra sem fim!

Os custos e despesas em geral foram, são e sempre serão uma das maiores preocupações dos proprietários, executivos e gerentes de empresas. De tempos em tempos,  novos (ou nem sempre tão novos!) programas de redução de custos e despesas são desenvolvidos e implementados  na grande maioria das organizações.  Basta ver o lucro diminuído, demanda em queda,  perda de alguns pedidos para a concorrência, menor competitividade  ou alterações na economia para vermos o “nascimento”  de programas de redução de custos e despesas em dezenas, centenas ou milhares de empresas.  Se você tem alguma dúvida, faça uma pesquisa informal dentro de seu próprio segmento sempre que uma ou mais das situações retro-mencionadas for constatada.

De outro lado, não podemos nos esquecer daquelas organizações que são tão rigorosas nos controles dos custos e despesas que até parece que os citados programas são eternos, independentemente dos resultados efetivos.

Seja como for, tal constatação não é uma realidade apenas nas empresas brasileiras.

Outrossim, verifica-se que a maioria dos planos de redução de custos e despesas acaba não alcançando os resultados desejados ou fracassam pelas mais diversas razões. Infelizmente em nosso país não dispomos de informações consistentes, todavia no exterior e somente para se ter uma idéia, com base em dados e análises feitas pela Factiva, Standard & Poor´s, Thomson e Mckinsey, entre os anos de 1999 e 2003, em 230 companhias que publicaram seus programas de redução de custos, foi observado que 90% fracassaram e não  conseguiram sustentá-los durante muito tempo, sendo que:

  • 57% das organizações não obtiveram reduções nem no primeiro ano; 
  • 18% não conseguiram sustentar as reduções no segundo ano;
  • 15% não completaram o terceiro ano; e
  • somente 10% conseguiram sustentar os programas depois de três anos.

Apesar do tempo transcorrido, suponho, esses percentuais não devem ser muito diferentes da atual realidade das empresas em nosso país. Se assim é, surge a seguinte questão: por que a maioria dos programas de redução de custos e despesas fracassam ?

- Eu enumeraria pelo menos oito razões que contribuem para o fracasso desses programas:

  1. Corte de custos e despesas de forma linear. 
Continua sendo mais comum do que se imagina o estabelecimento de corte de custos e despesas linearmente, sem análises mais consistentes das áreas, departamentos ou circunstâncias que efetivamente precisam ser revistos. Exemplo: Cortar 10%  dos custos de produção e das despesas operacionais.   Imposições desse tipo, geralmente provocam corte de custos e despesas que não deveriam ser cortados, privilegiando, no entanto,  áreas e gastos que deveriam ser reduzidos ou eliminados. 

  1. Definição dos critérios pelos proprietários, direção ou alta gerência sem participação da média gerência e/ou supervisão direta.
Geralmente os planos de contingências e programas de redução de custos são concebidos na cúpula da empresa, sem qualquer participação da média gerência ou supervisão direta, fazendo com que muitos aspectos relevantes não sejam analisados ou levados em consideração. Todavia como o ônus da execução normalmente é atribuído para esses profissionais, acaba observando-se pouco comprometimento da parte deles.

  1. Os cortes e reduções definidos não abrangem despesas dos sócios, diretores ou gerentes.
Como são concebidos na alta cúpula das empresas, os programas geralmente não contemplam corte ou redução de despesas dos sócios, diretores ou gerentes, gerando grande insatisfação nos subordinados e demais funcionários, justamente pela percepção da falta de comprometimento por parte deles. 


  1. Realização de investimentos em ativos não produtivos em meio aos programas de redução de custos.
A alta cúpula define as regras do programa, mas mantém determinados investimentos em ativos não produtivos, deixando a impressão da falta de comprometimento. Um dos exemplos mais comuns é a troca ou aquisição de veículos novos para os sócios, diretores e gerentes. Outros exemplos: reformas nas salas de diretoria, troca dos móveis, etc.

  1. A constante cobrança superior pelo aumento das receitas e a tendência gerencial voltada à expansão dos negócios dificultam a convivência com restrições de custos
Geralmente os executivos têm uma tendência de buscar sempre a expansão e o crescimento dos negócios.  Tal tendência pode ser decorrente de imposição superior, plano de negócios previamente aprovado ou simplesmente pelo desejo pessoal e profissional de fazer a empresa crescer.  Entretanto, essa situação acaba tornando mais difícil o trabalho com os custos e despesas restringidos, fazendo com  que as determinações não sejam seguidas.

  1. Os programas dessa natureza tendem a mexer com o moral dos funcionários e conseqüentemente com a performance individual e produtividade, principalmente quando são impostas determinações para redução do pessoal.
Antes mesmo que um programa de redução de custos e despesas seja comunicado para os funcionários, são comuns os boatos, dados e informações distorcidas. Assim, quando o programa é comunicado aos funcionários (o que quase sempre é feito de maneira pouco convincente), os mesmos já estão precavidos e com posturas defensivas de preservação do emprego.  Tal postura acaba por interferir na performance individual e também na produtividade em geral.

  1. O grupo gerencial acha que as dificuldades são temporárias e com isso  postergam tomadas de decisões relevantes.
Apesar das decisões para implementação de um programa de redução de custos nascerem quando ocorre uma ou mais das circunstâncias mencionadas anteriormente, também é comum observar uma certa complacência por parte dos executivos, principalmente quando as causas são originadas de aspectos relacionados com a economia do país.  Em tais momentos, acaba prevalecendo a expectativa de que a “crise” é passageira e com isso, decisões importantes para a saúde e futuro da organização não são tomadas.


  1. A tendência dos responsáveis estarem acostumados a acompanhar mais os custos operacionais e menos as despesas administrativas, comerciais e gerais.

Tenho a impressão de que é uma mistura de cultura e ênfase acadêmica no sentido dos administradores estarem (quase sempre) atentos ao comportamento dos custos de produção, não dedicando, porém, a mesma atenção e determinação em relação ao controle das despesas operacionais (comerciais, administrativas e gerais).  Tal atitude, no entanto, contribui para uma certa acomodação por parte dos responsáveis dessas áreas e gera algum grau de insatisfação no pessoal de produção.

Diante dessas razões que mostram porque a maioria dos programas de redução de custos não apresentam bons resultados recomendamos  -  aos responsáveis pelas empresas  -  que antes de decidir por um plano dessa natureza, procurem responder as seguintes questões:

  1. Nossa capacidade instalada está adequada ao nível de demanda?
Se houver excesso, é preciso rever a estrutura, analisando cada função e respectivas atribuições, buscando sempre a maximização da capacidade.

  1. É possível reduzir substancialmente os custos com o agrupamento de atividades?
Em caso positivo devem ser analisadas as possibilidades e a relação custo-benefício de cada uma delas.

  1. É possível conseguir importante redução de custos com a mudança de certas atividades (produtivas ou não) para outra localidade? Exemplo: Transferir as máquinas da filial para a matriz e eliminar os custos de locação de um prédio.  
Se a resposta for positiva devem ser analisadas e avaliadas todas as possibilidades.

  1. É possível otimizar os processos de produção?
Em caso positivo, os processos devem ser revisados e re-desenhados.

  1. Com todas as respostas às questões anteriores, podemos afirmar que conseguiremos os resultados desejados?
Se a resposta for negativa, será preciso reiniciar todo o processo de questionamento, buscando fazê-lo de forma mais firme e determinada.

Somente após estar convicta de que os resultados serão alcançados e sustentados por longo período é que a direção deve desenvolver um programa de redução de custos e despesas, atentando para não cometer os erros comuns comentados anteriormente, os quais, além de contribuírem para o fracasso da empreitada, podem trazer resultados muito negativos para o futuro da organização.

Por tudo isso, recomendamos estar sempre vigilante em relação aos custos e despesas de sua empresa, pois essa guerra nunca terá fim!

Autor: Carlos A. Zaffani  -  Consultor em Gestão de Empresas