Home office - Considerações gerais e recomendações para gestores e colaboradores

Seguramente, a implantação do Home Office em caráter de urgência (em função da pandemia da Covid 19) foi fundamental para viabilizar a continuidade das operações de muitas empresas a partir da 2ª quinzena de março p.p. e essa experiência, além dos frutos proporcionados pela redução de muitos custos e despesas, trouxe aprendizado suficiente para compreender que aí nasceu uma nova ferramenta de gestão substancialmente forte que agora precisa ser melhor analisada para explorar todos os benefícios que pode proporcionar para os colaboradores e para o presente e futuro da empresa.

De imediato, é recomendável a realização de uma pesquisa junto aos funcionários.

Objetivando contribuir no aprofundamento do tema e buscando entender gradualmente as principais variáveis envolvidas, apresento abaixo, várias considerações e recomendações para os gestores e para os colaboradores,  (baseado em boa parte nas experiências da “ Sobratt – Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades”),  as quais devem ser analisadas e a partir daí, cada empresa deve desenvolver normas e procedimentos específicos para o trabalho em “home office”, tanto nessa fase, considerada ainda “emergencial”, quanto no seguimento de forma mais definida e estruturada.

CONSIDERAÇÕES PRELIMINARES

1.  É fundamental desenvolver normas e procedimentos para o trabalho “home office”, envolvendo os colaboradores no processo. Nesse aspecto, o resultado das pesquisas fornecerá muitas informações.

2.  É preciso ficar atento à distribuição do trabalho, compreendendo todas as atividades envolvidas.

3.  Muita disciplina em todos os processos será fundamental para alcançar os objetivos e metas estabelecidas.

4. Tenham sempre em mente que: flexibilidade, criatividade e bom humor contribuem no desenvolvimento do trabalho.

5.  A empresa deve sempre fornecer todas as informações necessárias e dar todo apoio e suporte em relação à saúde física e mental do colaborador.

6.  Ter em mente que jamais o Colaborador deve trabalhar em “home office” mais do que trabalhava antes.

7.  Avaliar a criação de um “fórum” de dúvidas e sugestões para os Colaboradores. Assim, respostas poderão ficar registradas - o que é essencial!  Afinal , a dúvida de um pode ser também a dúvida do outro.

8.  A empresa precisa ter conhecimento do ambiente interno que o colaborador dispõe em sua residência (local e espaço) para definir e providenciar a estrutura a ser disponibilizada para o mesmo (móveis, computador, impressora, etc), bem como saber se as condições familiares (nº de pessoas que vivem no local) são apropriadas para realização de atividades de home office.

DICAS E RECOMENDAÇÕES PARA OS GESTORES

1. Dentro do possível, o contato deve ser diário, porém dependendo das atividades desenvolvidas pode não ser viável. Nesse caso, é prudente fazer contato virtual, pelo menos duas vezes por semana.

2. Se necessário, informe os colaboradores em quais horários você estará disponível para sanar dúvidas de sua Equipe.

3. Deixe claro para o Colaborador,  os horários em que ele precisa estar disponível e a forma (se for o caso) como o trabalho deve ser desenvolvido.

4. Todos os objetivos e metas definidas devem ser perfeitamente compreendidas pelo Colaborador.

5.  Tenha sempre em mente que todos fazem parte de uma Equipe.

6.  Esteja atento às reações dos Colaboradores, pois eles não possuem estímulos visuais e auditivos do trabalho no escritório tradicional.

7.   Reserve ou programe um tempo para conversar e motivar sua Equipe.

8.   Certifique-se que todos os Colaboradores possuem o conhecimento das ferramentas de informática / telemática necessários. Faça simulações se for necessário!

9.   Muitos fatores dentro do local utilizado como “home office” podem interferir e afetar a performance do Colaborador. Por isso, esteja atento e tenha sensibilidade ao cobrar resultados.

10.  Se possível, crie um “fórum” para esclarecimento de dúvidas.

11. Atentar para que todo Colaborador cumpra rigorosamente as normas de ergonomia definidas pela empresa.

12. Procure sempre criar um clima de colaboração com sua equipe. Faça reuniões para alinhar as atividades e fornecer feedbacks. Lembre-se: sempre é tempo de valorizar os bons resultados que sua equipe apresenta.

13.   Procure organizar os contatos / reuniões:

·         quando individual, no máximo 30 minutos;

·         quando tiver mais de 5 pessoas, no máximo 1 hora.

IMPORTANTE: passar mais do que esse tempo em uma vídeo conferência não é recomendável e pode se tornar improdutiva. Lembre-se de que o desgaste emocional das comunicações por meio das tecnologias é maior do que o desgaste emocional possíveis em reuniões presenciais.

DICAS E RECOMENDAÇÕES PARA OS COLABORADORES

1.   Fique atento às normas, regras, diretrizes e rotinas estabelecidas pela empresa.

2.  Quanto maior a automotivação para a realização de suas atribuições, mais fácil se tornará à adaptação ao “home office”.

3.  A empresa definiu seu horário de trabalho. Assim sendo, evite trabalhar em “home office” por mais tempo do que trabalhava no escritório.

4.   Você precisa criar SUA rotina de trabalho para a mudança de cenário. Por isso, invista em todos os detalhes: não trabalhe de pijama e vista sua roupa de trabalho, pois este é o primeiro RITO para iniciar suas atividades.

5.   Crie rotinas diárias, escrevendo suas atividades, definindo suas prioridades. Caso não tenha esse hábito, sempre é tempo para começar! Se necessário, escreva em um papel em branco, com letras visíveis, as suas atividades, e deixe em um local em que você possa ver facilmente.

6.   Crie momentos de descanso e, na sua pausa, olhe pela janela buscando o horizonte ou uma paisagem. Circule pela casa ou ligue para alguém da família. Desconecte-se do trabalho um pouco. Esses momentos são muito importantes para seu equilíbrio emocional.

7.  Não deixe de se comunicar diariamente com seus colegas. Não trabalhe sozinho. Colabore com sua Equipe.

8.   Exponha suas dificuldades ao seu gestor sempre que necessário.

9.   Não deixe de comunicar seu gestor e/ou membros de sua Equipe sobre algum imprevisto pela falta de entrega de sua tarefa no prazo ou horário combinado.

10.  Comunique com antecedência sua ausência na atividade do “home office” ao seu gestor, seja qual for o motivo. Deixe sempre claro o momento em que você não estará presente.

Por enquanto é isso!

Bom trabalho e até breve!

Carlos Zaffani

Consultor em Gestão de Empresas